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Supresión y anonimización

Política de conservación y supresión de datos

17. Ejecución de una supresión

  • Inventario

    Control
    Localizar sistemas, proveedores, adjuntos, índices y copias afectadas
  • Autorización

    Control
    Comprobar identidad, base, excepciones y datos de terceros
  • Sistemas activos

    Control
    Eliminar, anonimizar o bloquear según decisión
  • Proveedores

    Control
    Transmitir instrucciones y registrar respuesta
  • Copias

    Control
    Marcar para no restauración ordinaria y esperar rotación segura
  • Verificación

    Control
    Comprobar que enlaces, búsquedas y accesos ya no exponen el dato
  • Cierre

    Control
    Responder a la persona y conservar evidencia mínima de la ejecución

19. Anonimización frente a seudonimización

La seudonimización sustituye identificadores, pero permite reidentificar con información separada y sigue sujeta al RGPD. La anonimización exige que la identificación no sea razonablemente posible considerando medios, coste, tiempo y combinación de datos.

Eliminar solo el nombre no anonimiza un caso si entidad, fechas, importe, localidad y hechos permiten reconocer a la persona.

25. Cierre de cuenta, anonimización e integridad del expediente

La Plataforma contempla acciones separadas para anonimizar, eliminar documentación de identidad, eliminar datos bancarios y cerrar una cuenta. No son equivalentes. La eliminación de identidad o banco exige comprobar que no existan casos activos que necesiten esos datos.

El cierre bloquea el acceso futuro, desactiva el perfil y permite limpiar información personal y documentos de identidad conforme a la decisión aplicable. Los expedientes y su historia pueden conservarse sin esos datos directos cuando sean necesarios para integridad, obligaciones o defensa.

El cierre y la anonimización pueden eliminar campos de perfil, desvincula analítica de producto y suprime residuos no esenciales como preferencias, avisos y determinadas señales de feedback. Mantener la fila de un caso no autoriza a conservar todos sus campos originales.

27. Casos activos y solicitudes de supresión

Una solicitud puede quedar total o parcialmente bloqueada si existen expedientes activos, obligaciones pendientes o una necesidad real de defensa. La respuesta debe identificar las categorías afectadas y no utilizar la existencia de un caso para rechazar en bloque datos claramente prescindibles.

La arquitectura de solicitudes distingue resultados como ejecución completa, parcial, bloqueo por casos activos, bloqueo por conservación legal, derivación a proveedor o ausencia de actuación necesaria. Esa clasificación exige una explicación individual, no una respuesta automática genérica.

29. Datos descargados, exportados o conservados en el dispositivo

Cuando una persona descarga un contrato, justificante o exportación, la copia queda fuera del control técnico directo de SINPLEITOS. La Plataforma puede invalidar enlaces futuros, pero no borrar archivos ya guardados en un dispositivo ajeno.

El usuario debe proteger sus descargas y evitar dispositivos compartidos. En equipos del personal, los archivos no deben mantenerse en carpetas personales más allá de la tarea autorizada. Siempre que el documento pueda regenerarse desde el registro original, la copia operativa se considera prescindible.

Las exportaciones selladas o PDF regenerables no sustituyen la conservación de los eventos y documentos fuente necesarios para demostrar integridad.

30. Índices, cachés, colas y sistemas derivados

  • Una supresión debe contemplar búsquedas, índices, miniaturas, cachés y colas que puedan seguir mostrando el dato.
  • Las cachés operativas usan su propia caducidad y no deben convertirse en archivo permanente.
  • Los trabajos pendientes deben comprobar que una orden antigua no reintroduzca información ya eliminada.
  • Los identificadores seudónimos siguen siendo datos personales mientras exista una clave o medio razonable de enlace.
  • Las métricas agregadas pueden conservarse si la anonimización es efectiva y no permiten reconstruir a la persona.
  • Una integración retirada debe incluir revocación de credenciales, exportación necesaria y supresión o devolución documentada.
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