Política de conservación y supresión de datos

Última actualización: 11 de julio de 2026 · Referencia RET-2026.3

No conservamos todos los datos durante el mismo tiempo. El plazo depende de la finalidad, del estado de la relación, de las obligaciones legales y de la necesidad de formular, ejercer o defender reclamaciones.

Cuando una norma exige conservación o existe una responsabilidad pendiente, los datos pueden quedar bloqueados: dejan de utilizarse para la operativa ordinaria y su acceso se limita a la finalidad que justifica el bloqueo.

1. Calendario público de referencia

Categoría	Criterio de conservación
Borradores de formularios	En el dispositivo y durante la sesión o plazo local indicado; se eliminan al completar, caducar o borrar datos del navegador.
Sesión y seguridad de acceso	Durante la sesión y los periodos técnicos necesarios para autenticación, cierre, prevención de abuso y auditoría.
Cookie de atribución de afiliado	Máximo de 90 días, salvo borrado previo por la persona usuaria.
Cuenta y perfil	Mientras exista la cuenta y después durante los plazos de bloqueo aplicables.
Expedientes y documentación jurídica	Durante la gestión y, tras el cierre, durante los plazos profesionales, contractuales y de defensa aplicables; la versión contractual puede fijar un plazo orientativo específico.
Evidencias de aceptación y versiones	Durante la vigencia de la relación y el tiempo necesario para acreditar obligaciones y defender reclamaciones.
Tickets de atención	Mientras estén activos y después conforme a la naturaleza del ticket y posibles responsabilidades.
Candidaturas	Durante el proceso y un periodo proporcionado posterior; futuras vacantes solo con autorización separada para bolsa de talento.
Solicitudes y relación de afiliación	Durante la evaluación o relación y después por obligaciones fiscales, contables, antifraude y de defensa.
Facturación, pagos y liquidaciones	Durante los plazos fiscales, contables, de prevención y defensa legal aplicables.
Registros de seguridad	Durante un plazo limitado según riesgo, criticidad e investigación; los incidentes pueden conservarse más tiempo si es necesario.
Analítica y cookies	Según la Política de cookies, configuración, consentimiento y controles del proveedor.

2. Cómo se decide un plazo

Finalidad original y expectativas razonables.
Volumen, sensibilidad y riesgo de los datos.
Estado del servicio o expediente.
Plazos de prescripción, obligaciones fiscales, contables, profesionales y de consumo.
Existencia de litigio, reclamación, fraude o incidente.
Posibilidad de anonimizar en lugar de conservar datos identificativos.

3. Supresión, anonimización y bloqueo

Al vencer el plazo, los datos se suprimen o anonimizan de forma razonable. Si deben conservarse para una obligación o defensa, se bloquean y se restringe su uso. Una supresión no obliga a borrar información que deba mantenerse legalmente ni datos ya anonimizados de forma irreversible.

4. Copias de seguridad y proveedores

La supresión en sistemas activos puede propagarse a copias de seguridad conforme a sus ciclos seguros de rotación. Mientras permanezcan en una copia, no se restauran para uso ordinario y conservan las protecciones aplicables. Se instruye a proveedores para suprimir o devolver datos cuando finaliza el servicio, salvo obligación válida de conservación.

5. Suspensión de borrado

Un borrado puede suspenderse de forma limitada ante una reclamación, orden de autoridad, investigación de seguridad, deber de conservación o necesidad de preservar evidencia. La suspensión se documenta y se levanta cuando desaparece su causa.

6. Derechos y consultas

Puedes preguntar por el criterio aplicable a tus datos o ejercer derechos en privacidad@sinpleitos.es. La respuesta explicará, cuando proceda, qué información se ha eliminado, cuál permanece bloqueada y la razón jurídica de esa conservación.

7. Estados del ciclo de vida

Estado	Uso permitido	Acceso
Activo	Finalidad operativa vigente	Roles necesarios para prestar el servicio
Inactivo	Finalidad principal terminada, pendiente de decidir cierre	Acceso reducido
Bloqueado	Solo obligación legal o formulación, ejercicio o defensa	Personal expresamente autorizado
Anonimizado	Estadística o análisis sin identificación razonable	No se trata ya como dato personal si la anonimización es irreversible
Suprimido	Sin disponibilidad en sistemas activos	Puede persistir temporalmente en copias protegidas hasta rotación

8. Evento que inicia el plazo

Un plazo no empieza siempre al recoger el dato. Puede comenzar al cerrar el expediente, resolver el ticket, terminar la relación de afiliación, retirar un consentimiento o finalizar un proceso de selección.

El evento debe ser objetivo y registrable. Una cuenta abandonada no permanece activa indefinidamente por ausencia de una acción formal si la finalidad ya terminó.

9. Plazos fijos y criterios

Cuando el código o una política establecen un periodo concreto, se utiliza como máximo o referencia aplicable a esa finalidad. Cuando no existe una cifra universal, se documentan criterios porque imponer un número arbitrario puede ser tan inadecuado como conservar indefinidamente.

La obligación legal específica prevalece sobre la referencia general. Una nueva finalidad compatible requiere su propio análisis y no reinicia automáticamente todos los plazos.

10. Matriz de decisión al cerrar una finalidad

Pregunta	Si la respuesta es sí	Si la respuesta es no
¿Existe obligación legal?	Bloquear durante el plazo exigido	Continuar análisis
¿Hay reclamación o riesgo concreto de defensa?	Preservar evidencia pertinente y revisar periódicamente	Continuar análisis
¿Puede anonimizarse con utilidad legítima?	Anonimizar y eliminar vínculo	Suprimir
¿El dato pertenece también a otra finalidad activa?	Mantener solo para esa finalidad y con sus accesos	Suprimir o bloquear
¿Está en un proveedor o copia?	Propagar orden y registrar ciclo	Cerrar actuación

11. Expedientes jurídicos y secreto profesional

La documentación de un expediente puede ser necesaria para acreditar instrucciones, actuaciones, resultado, comunicaciones, honorarios y responsabilidad profesional. El cierre operativo no implica borrado inmediato.

La conservación se limita a lo pertinente y permanece protegida por secreto, control de acceso y bloqueo cuando ya no se utiliza para gestionar el caso.

12. Evidencias de aceptación y documentos versionados

Las evidencias permiten demostrar qué texto se mostró, qué versión se aceptó y cuándo. Pueden incluir identificador, huella del documento, confirmaciones y metadatos técnicos proporcionados.

No se modifica una versión histórica para reflejar el texto actual. Al finalizar su plazo se suprime o conserva bloqueada conforme a las responsabilidades que pueda acreditar.

13. Cuentas inactivas y borradores

Los borradores locales pueden eliminarse desde el navegador y no equivalen a expediente enviado.
La caducidad de sesión no borra automáticamente un caso ya creado.
Una cuenta sin casos puede cerrarse antes que una cuenta vinculada a obligaciones pendientes.
Antes de una supresión de cuenta se separan facturas, aceptaciones y expedientes que deban bloquearse.
Los avisos de inactividad no deben pedir credenciales ni exponer datos sensibles.

14. Tickets, privacidad y seguridad

Un ticket ordinario puede cerrarse cuando se resuelve y conservarse después por un periodo proporcionado. Una solicitud de derechos necesita evidencia de identidad, alcance, decisión y ejecución. Un incidente de seguridad puede requerir una conservación distinta por investigación y responsabilidad.

No se conserva indefinidamente todo el contenido por si pudiera ser útil. Se distingue mensaje, adjunto, registro técnico y evidencia final.

15. Candidaturas y afiliación

Las candidaturas se vinculan a un proceso concreto; la bolsa de talento es una finalidad separada. Las solicitudes de afiliación rechazadas no se convierten en una base comercial, aunque pueda conservarse evidencia limitada de decisión y fraude.

En afiliación activa, contrato, facturas, atribuciones y pagos siguen calendarios diferentes. La baja del Código detiene nuevas atribuciones, pero no borra obligaciones ya devengadas.

16. Conservación cautelar o legal hold

Cuando existe una reclamación, requerimiento, litigio, investigación o incidente concreto, puede suspenderse la eliminación de los datos pertinentes. La medida identifica alcance, motivo, responsable y condición de levantamiento.

No se usa una conservación cautelar genérica para guardar todo. Al desaparecer la causa se reanuda el calendario y se elimina lo que ya no tenga otra base.

17. Ejecución de una supresión

Etapa	Control
Inventario	Localizar sistemas, proveedores, adjuntos, índices y copias afectadas
Autorización	Comprobar identidad, base, excepciones y datos de terceros
Sistemas activos	Eliminar, anonimizar o bloquear según decisión
Proveedores	Transmitir instrucciones y registrar respuesta
Copias	Marcar para no restauración ordinaria y esperar rotación segura
Verificación	Comprobar que enlaces, búsquedas y accesos ya no exponen el dato
Cierre	Responder a la persona y conservar evidencia mínima de la ejecución

18. Copias de seguridad y restauración

Una copia se conserva para recuperación, no como archivo alternativo de consulta. Su acceso se restringe y sigue un ciclo de rotación. No es razonable editar cada copia inmutable de inmediato si el dato queda fuera de uso y desaparecerá con la rotación.

Si una restauración reintroduce datos previamente suprimidos, el procedimiento debe volver a aplicar las órdenes de borrado o bloqueo antes de reanudar la operativa.

19. Anonimización frente a seudonimización

La seudonimización sustituye identificadores, pero permite reidentificar con información separada y sigue sujeta al RGPD. La anonimización exige que la identificación no sea razonablemente posible considerando medios, coste, tiempo y combinación de datos.

Eliminar solo el nombre no anonimiza un caso si entidad, fechas, importe, localidad y hechos permiten reconocer a la persona.

20. Auditoría y revisión del calendario

Revisión al incorporar una finalidad o categoría nueva.
Comprobación de datos vencidos y excepciones abiertas.
Muestreo de supresiones y propagación a proveedores.
Control de accesos a información bloqueada.
Revisión de copias y restauraciones.
Actualización ante cambios legales o contractuales.
Registro de incidencias y medidas correctoras.

21. Caducidad técnica, conservación y bloqueo no son lo mismo

Una caducidad técnica limita cuánto tiempo funciona una sesión, código, cookie, caché o enlace. No determina por sí sola la eliminación del dato principal al que daba acceso. Por ejemplo, que caduque un enlace de descarga impide reutilizar ese enlace, pero el documento del expediente puede seguir conservándose bajo su finalidad jurídica.

La conservación describe cuánto tiempo permanece una categoría para una finalidad válida. El bloqueo se aplica cuando el uso ordinario debe cesar, pero la información tiene que reservarse para jueces, tribunales, Ministerio Fiscal, administraciones competentes o exigencia de responsabilidades durante el plazo aplicable.

Esta distinción evita dos errores: afirmar que un dato se ha borrado porque caducó un token, o mantenerlo operativo durante años alegando una obligación que solo permitiría conservarlo bloqueado.

22. Plazos técnicos comprobados en la Plataforma

Artefacto o dato	Plazo observado	Qué ocurre al vencer	Qué no implica
Borrador de caso invitado y archivos locales	Caducidad lógica máxima de 12 horas	El navegador invalida el contexto y purga el borrador asociado cuando se procesa la caducidad	No borra un expediente ya enviado
Borrador de reclamación aérea	Caducidad lógica máxima de 12 horas	Se elimina de sessionStorage al detectarse vencido	No afecta a un caso ya creado
Borrador de solicitud de afiliación	Durante la sesión del navegador	Desaparece al terminar o limpiar la sesión, o al completar el flujo	No elimina la solicitud ya enviada
Código de verificación de email	10 minutos	Deja de ser válido	No borra la cuenta ni el registro antifraude aplicable
Contexto firmado de verificación de email	45 minutos	Deja de poder utilizarse para continuar esa verificación	No equivale a conservar el código durante 45 minutos
Token de subida de adjuntos de ticket	30 minutos	Se invalida o limpia el artefacto efímero	No elimina automáticamente un adjunto ya cargado
Enlace firmado de documento para visualización	60 segundos por defecto en el flujo auditado	La URL temporal deja de autorizar la descarga	No elimina el objeto privado de origen
Instantánea de precomprobación aérea	12 horas	Deja de ser utilizable para crear el caso desde esa evidencia	No sustituye el expediente definitivo
Caché operativa de precomprobación aérea	24 horas por defecto	La entrada deja de ser servida como vigente	No es el plazo de la documentación aportada por un cliente
Atribución de afiliado en navegador	Hasta 90 días	La cookie deja de acreditar por sí sola una visita dentro de la ventana	No elimina la evidencia contractual o económica ya generada
Preferencia de cookies	Hasta 180 días o hasta revocación/cambio de versión	Debe renovarse, sustituirse o eliminarse según el evento	No prolonga las cookies de terceros más allá de su régimen propio
Historial minimizado de accesos	180 días	Las filas vencidas son elegibles para eliminación mediante el mecanismo previsto	No conserva IP ni agente de usuario en claro

23. Referencias jurídicas que pueden determinar el plazo

No se elige siempre el número mayor por comodidad. Se identifica qué documento está sujeto a qué obligación, desde qué fecha se computa y si el plazo ha sido interrumpido. Cuando una factura y un mensaje operativo pertenecen al mismo caso, pueden tener calendarios distintos.

Materia	Referencia general	Aplicación prudente
Documentación contractual y actuaciones jurídicas	Las condiciones vigentes utilizan una referencia orientativa de 5 años	Se cuenta desde el hito indicado y se adapta si existe plazo especial, interrupción o responsabilidad pendiente
Acciones personales sin plazo especial	5 años desde que puede exigirse el cumplimiento	No se aplica mecánicamente a cualquier dato; sirve para valorar defensa contractual
Libros, correspondencia y justificantes del negocio	6 años desde el último asiento	Afecta a documentación mercantil y contable pertinente, no a todo el expediente
Derechos tributarios ordinarios	4 años en los supuestos del artículo 66 de la Ley General Tributaria	El cómputo puede variar, interrumpirse y coexistir con obligaciones mercantiles más largas
Bloqueo tras rectificación o supresión	Durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades	Sin uso ordinario ni visualización, salvo puesta a disposición legalmente prevista
Normativa especial	El plazo que establezca la norma sectorial aplicable	Prevalece sobre la referencia general y debe documentarse por categoría

24. Responsabilidades dentro del ciclo de vida

Función	Responsabilidad mínima
Responsable del tratamiento	Aprobar finalidad, plazo, base, excepciones y evidencia de cumplimiento
Responsable profesional	Valorar secreto, defensa, documentación del encargo y conflicto con derechos de terceros
Operaciones	Cerrar correctamente el hito que inicia el plazo y evitar expedientes indefinidamente activos
Privacidad	Coordinar derechos, bloqueos, proveedores y revisión de proporcionalidad
Seguridad	Preservar evidencia de incidentes y evitar que el borrado destruya una investigación legítima
Tecnología	Implementar caducidad, supresión, anonimización, restauración y registros sin ampliar la finalidad
Proveedor	Ejecutar instrucciones, informar de subencargados y confirmar devolución o supresión cuando corresponda

25. Cierre de cuenta, anonimización e integridad del expediente

La Plataforma contempla acciones separadas para anonimizar, eliminar documentación de identidad, eliminar datos bancarios y cerrar una cuenta. No son equivalentes. La eliminación de identidad o banco exige comprobar que no existan casos activos que necesiten esos datos.

El cierre bloquea el acceso futuro, desactiva el perfil y permite limpiar información personal y documentos de identidad conforme a la decisión aplicable. Los expedientes y su historia pueden conservarse sin esos datos directos cuando sean necesarios para integridad, obligaciones o defensa.

La anonimización técnica auditada elimina campos de perfil, desvincula analítica de producto y suprime residuos no esenciales como preferencias, avisos y determinadas señales de feedback. Mantener la fila de un caso no autoriza a conservar todos sus campos originales.

26. Documentos de identidad y datos bancarios

Son categorías de riesgo elevado y deben tener acceso especialmente restringido.
La eliminación de identidad incluye, cuando procede, registros y objetos del almacenamiento privado asociados.
La eliminación bancaria limpia IBAN, versión cifrada, últimos dígitos y estados de revisión cuando no existe un caso activo que lo impida.
Una factura o justificante que deba conservarse no legitima mantener una copia completa de identidad si ya no es necesaria.
El restablecimiento de una verificación después de anonimizar no recupera automáticamente los documentos eliminados.
Los enlaces temporales y marcas de agua son controles de acceso, no calendarios de conservación.

27. Casos activos y solicitudes de supresión

Una solicitud puede quedar total o parcialmente bloqueada si existen expedientes activos, obligaciones pendientes o una necesidad real de defensa. La respuesta debe identificar las categorías afectadas y no utilizar la existencia de un caso para rechazar en bloque datos claramente prescindibles.

La arquitectura de solicitudes distingue resultados como ejecución completa, parcial, bloqueo por casos activos, bloqueo por conservación legal, derivación a proveedor o ausencia de actuación necesaria. Esa clasificación exige una explicación individual, no una respuesta automática genérica.

28. Solicitudes de derechos y calendario de respuesta

El registro de solicitudes establece como referencia un mes desde la recepción. El RGPD permite ampliar el plazo hasta dos meses adicionales cuando sea necesario por complejidad o número de solicitudes, informando dentro del primer mes de la prórroga y sus motivos.

La verificación de identidad debe ser proporcionada. El plazo no se utiliza para demorar sin causa una actuación sencilla. Si intervienen proveedores, el seguimiento queda registrado y no desplaza la responsabilidad de responder.

Estado de solicitud	Qué significa
Recibida	Existe referencia y comienza la gestión
Identidad pendiente	Falta comprobación proporcionada antes de revelar o eliminar
En revisión	Se están localizando datos, bases, plazos y terceros
Acción requerida	Debe ejecutarse rectificación, anonimización, supresión u otra medida
Proveedor pendiente	Una parte requiere actuación o confirmación externa
Parcialmente ejecutada	Se atendió una parte y otra permanece limitada con explicación
Bloqueada	Existe causa concreta de caso activo o conservación legal
Completada o cerrada	La actuación y respuesta han quedado registradas

29. Datos descargados, exportados o conservados en el dispositivo

Cuando una persona descarga un contrato, justificante o exportación, la copia queda fuera del control técnico directo de SINPLEITOS. La Plataforma puede invalidar enlaces futuros, pero no borrar archivos ya guardados en un dispositivo ajeno.

El usuario debe proteger sus descargas y evitar dispositivos compartidos. En equipos del personal, los archivos no deben mantenerse en carpetas personales más allá de la tarea autorizada. Siempre que el documento pueda regenerarse desde la fuente de verdad, la copia operativa se considera prescindible.

Las exportaciones selladas o PDF regenerables no sustituyen la conservación de los eventos y documentos fuente necesarios para demostrar integridad.

30. Índices, cachés, colas y sistemas derivados

Una supresión debe contemplar búsquedas, índices, miniaturas, cachés y colas que puedan seguir mostrando el dato.
Las cachés operativas usan su propia caducidad y no deben convertirse en archivo permanente.
Los trabajos pendientes deben comprobar que una orden antigua no reintroduzca información ya eliminada.
Los identificadores seudónimos siguen siendo datos personales mientras exista una clave o medio razonable de enlace.
Las métricas agregadas pueden conservarse si la anonimización es efectiva y no permiten reconstruir a la persona.
Una integración retirada debe incluir revocación de credenciales, exportación necesaria y supresión o devolución documentada.

31. Evidencia de ejecución y cadena de custodia

La prueba de una supresión no debe conservar una copia del dato eliminado. Puede bastar una referencia, categoría, fecha, actor, decisión, sistemas alcanzados y resultado. Los registros de seguridad y aceptaciones se consideran evidencia crítica y no se reescriben para aparentar que nunca existió la actuación.

Los archivos regenerables, como determinados PDF de resumen o exportaciones, no son copias de seguridad materiales. La fuente de verdad y sus metadatos deben permitir reconstruirlos sin alterar el contenido histórico.

32. Controles existentes y límites constatados

La auditoría de código identifica caducidades lógicas, eliminación de eventos de acceso vencidos, limpieza de artefactos efímeros de tickets, acciones administrativas de anonimización y borrado, metadatos de retención en tickets y un registro específico de solicitudes RGPD.

La existencia de una función de limpieza no demuestra por sí sola que se ejecute con la frecuencia prevista en todos los entornos. La evidencia operativa debe incluir ejecución programada, resultado, errores y revisión. Por eso esta política distingue capacidad implementada de cumplimiento periódico verificado.

Los plazos sin automatización completa requieren revisión manual y no deben presentarse como borrado automático. La mejora del sistema debe priorizar inventario, ejecución reproducible, alertas de vencimiento y verificación posterior.

33. Revisión anual y cambios materiales

Comparar el calendario público con código, base de datos, proveedores y contratos.
Verificar una muestra de borrados, bloqueos, restauraciones y derechos.
Revisar plazos legales, interrupciones y nuevas verticales.
Comprobar que las capas de privacidad enlazan la versión vigente.
Identificar funciones de limpieza sin evidencia de ejecución.
Actualizar la referencia y el historial ante un cambio material.
Publicar limitaciones pendientes en lugar de declarar automatización inexistente.

Fuentes normativas y criterios de referencia

Estas fuentes se facilitan para permitir la comprobación del marco utilizado. La versión consolidada y aplicable en cada momento prevalece sobre esta síntesis.