Plazos y criterios

Al vencer el plazo, los datos se suprimen o anonimizan de forma razonable. Si deben conservarse para una obligación o defensa, se bloquean y se restringe su uso. Una supresión no obliga a borrar información que deba mantenerse legalmente ni datos ya anonimizados de forma irreversible.

Un plazo no empieza siempre al recoger el dato. Puede comenzar al cerrar el expediente, resolver el ticket, terminar la relación de afiliación, retirar un consentimiento o finalizar un proceso de selección.

El evento debe ser objetivo y registrable. Una cuenta abandonada no permanece activa indefinidamente por ausencia de una acción formal si la finalidad ya terminó.

Cuando el código o una política establecen un periodo concreto, se utiliza como máximo o referencia aplicable a esa finalidad. Cuando no existe una cifra universal, se documentan criterios porque imponer un número arbitrario puede ser tan inadecuado como conservar indefinidamente.

La obligación legal específica prevalece sobre la referencia general. Una nueva finalidad compatible requiere su propio análisis y no reinicia automáticamente todos los plazos.

Una caducidad técnica limita cuánto tiempo funciona una sesión, código, cookie, caché o enlace. No determina por sí sola la eliminación del dato principal al que daba acceso. Por ejemplo, que caduque un enlace de descarga impide reutilizar ese enlace, pero el documento del expediente puede seguir conservándose bajo su finalidad jurídica.

La conservación describe cuánto tiempo permanece una categoría para una finalidad válida. El bloqueo se aplica cuando el uso ordinario debe cesar, pero la información tiene que reservarse para jueces, tribunales, Ministerio Fiscal, administraciones competentes o exigencia de responsabilidades durante el plazo aplicable.

Esta distinción evita dos errores: afirmar que un dato se ha borrado porque caducó un token, o mantenerlo operativo durante años alegando una obligación que solo permitiría conservarlo bloqueado.