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Conservación y obligaciones

Política de conservación y supresión de datos

5. Suspensión de borrado

Un borrado puede suspenderse de forma limitada ante una reclamación, orden de autoridad, investigación de seguridad, deber de conservación o necesidad de preservar evidencia. La suspensión se documenta y se levanta cuando desaparece su causa.

16. Conservación cautelar o legal hold

Cuando existe una reclamación, requerimiento, litigio, investigación o incidente concreto, puede suspenderse la eliminación de los datos pertinentes. La medida identifica alcance, motivo, responsable y condición de levantamiento.

No se usa una conservación cautelar genérica para guardar todo. Al desaparecer la causa se reanuda el calendario y se elimina lo que ya no tenga otra base.

23. Referencias jurídicas que pueden determinar el plazo

No se elige siempre el número mayor por comodidad. Se identifica qué documento está sujeto a qué obligación, desde qué fecha se computa y si el plazo ha sido interrumpido. Cuando una factura y un mensaje operativo pertenecen al mismo caso, pueden tener calendarios distintos.

  • Documentación contractual y actuaciones jurídicas

    Referencia general
    Las condiciones vigentes utilizan una referencia orientativa de 5 años
    Aplicación prudente
    Se cuenta desde el hito indicado y se adapta si existe plazo especial, interrupción o responsabilidad pendiente
  • Acciones personales sin plazo especial

    Referencia general
    5 años desde que puede exigirse el cumplimiento
    Aplicación prudente
    No se aplica mecánicamente a cualquier dato; sirve para valorar defensa contractual
  • Libros, correspondencia y justificantes del negocio

    Referencia general
    6 años desde el último asiento
    Aplicación prudente
    Afecta a documentación mercantil y contable pertinente, no a todo el expediente
  • Derechos tributarios ordinarios

    Referencia general
    4 años en los supuestos del artículo 66 de la Ley General Tributaria
    Aplicación prudente
    El cómputo puede variar, interrumpirse y coexistir con obligaciones mercantiles más largas
  • Bloqueo tras rectificación o supresión

    Referencia general
    Durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades
    Aplicación prudente
    Sin uso ordinario ni visualización, salvo puesta a disposición legalmente prevista
  • Normativa especial

    Referencia general
    El plazo que establezca la norma sectorial aplicable
    Aplicación prudente
    Prevalece sobre la referencia general y debe documentarse por categoría

24. Responsabilidades dentro del ciclo de vida

  • Responsable del tratamiento

    Responsabilidad mínima
    Aprobar finalidad, plazo, base, excepciones y evidencia de cumplimiento
  • Responsable profesional

    Responsabilidad mínima
    Valorar secreto, defensa, documentación del encargo y conflicto con derechos de terceros
  • Operaciones

    Responsabilidad mínima
    Cerrar correctamente el hito que inicia el plazo y evitar expedientes indefinidamente activos
  • Privacidad

    Responsabilidad mínima
    Coordinar derechos, bloqueos, proveedores y revisión de proporcionalidad
  • Seguridad

    Responsabilidad mínima
    Preservar evidencia de incidentes y evitar que el borrado destruya una investigación legítima
  • Tecnología

    Responsabilidad mínima
    Gestionar caducidad, supresión, anonimización, restauración y registros sin ampliar la finalidad
  • Proveedor

    Responsabilidad mínima
    Ejecutar instrucciones, informar de subencargados y confirmar devolución o supresión cuando corresponda

31. Evidencia de ejecución y cadena de custodia

La prueba de una supresión no debe conservar una copia del dato eliminado. Puede bastar una referencia, categoría, fecha, actor, decisión, sistemas alcanzados y resultado. Los registros de seguridad y aceptaciones se consideran evidencia crítica y no se reescriben para aparentar que nunca existió la actuación.

Los archivos regenerables, como determinados PDF de resumen o exportaciones, no son copias de seguridad materiales. El registro original y sus metadatos deben permitir reconstruirlos sin alterar el contenido histórico.

Documentos relacionados y fuentes